Fynchat
· فينشات طلبات المحادثة
نظّم طلبات عملائك في تصنيفات ومراحل، مع بحث وتصفية وإسناد للموظفين وأتمتة لكل مرحلة (إشعارات، SLA، توزيع تلقائي) — كل ذلك من صفحة /requests.
ما هي «طلبات المحادثة»؟
«طلبات المحادثة» (الطلبات) هي ميزة مركزية في /requests لتتبّع سجلات خفيفة ومصنّفة تُفتح من المحادثات وصندوق الوارد. لكل طلب رقم مرجعي/عنوان، وأولوية، وتصنيف، ومرحلة، وموظف مُسنَد، وجهة اتصال (اسم ورقم). ومن هذه الصفحة تنقل الطلب بين المراحل، وتُسنده لموظف، وتبحث وتصفّي، وتحوّله إلى أوردر، أو تحذفه.
ميزة «الطلبات» مركزية ومتاحة لكل حساب ولكل مستخدم — لا تحتاج باقة معيّنة ولا صلاحية خاصة. لكن بعض الأزرار تعتمد على التطبيقات المثبّتة: يظهر محدّد «المعالجة التلقائية» بحسب التطبيقات المثبتة فقط، ويظهر زر «تحويل إلى أوردر» فقط عند تثبيت تطبيق الأوردرات. وقد تُضيَّق رؤية الطلبات لأعضاء المتجر بحسب نطاق المتجر.
من أين تأتي الطلبات؟
لا توجد على هذه الصفحة أداة لإنشاء طلب جديد يدوياً؛ فالطلبات تُنشأ من مكان آخر — من المحادثة/صندوق الوارد مباشرة. مهمّة صفحة /requests هي عرض هذه الطلبات، وتصنيفها، ونقلها بين المراحل، وإسنادها، وتحويلها، وحذفها.
واجهة القائمة: التصنيفات والمراحل
تعرض الصفحة قائمة الطلبات مع تبويبين متتاليين:
- شريط التصنيفات في الأعلى — كل تصنيف بإيموجي واسمه.
- شريط المراحل تحته — مراحل التصنيف المختار، كلٌّ بلونه. اختيار مرحلة يقصر القائمة على طلبات تلك المرحلة.
وإلى جانبهما: صندوق بحث وتصفية حسب المُسنَد إليه.
ماذا يعرض صف الطلب؟
| العنصر | الوصف |
|---|---|
| الرقم المرجعي/العنوان | رابط يفتح صفحة تفاصيل الطلب على /requests/{id} |
| نقطة الأولوية | مؤشّر لوني لأولوية الطلب: low / medium / high / urgent |
| شارة ⏱ SLA | تظهر فقط عند تجاوز مهلة المرحلة (انظر الأتمتة أدناه) |
| جهة الاتصال | اسم العميل أو رقمه |
| قائمة المرحلة (بالصف) | قائمة منسدلة لنقل الطلب إلى مرحلة أخرى من تصنيفه |
| قائمة المُسنَد إليه (بالصف) | قائمة لإسناد/إلغاء إسناد الطلب لموظف |
| تحويل إلى أوردر | إجراء يظهر فقط عند تثبيت تطبيق الأوردرات وبشروط (انظر أدناه) |
| حذف | حذف الطلب بعد تأكيد |
البحث والتصفية
- بحث في الطلبات — بحث فوري ضمن القائمة الظاهرة في: الرقم/المرجع/العنوان/الوصف/اسم جهة الاتصال/الرقم.
- تصفية حسب المُسنَد إليه — عرض طلبات موظف معيّن، أو «كل الموظفين».
إدارة التصنيفات
من زر 🏷️ التصنيفات تفتح نافذة لإدارة التصنيفات: إضافة وحذف.
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| اسم التصنيف (عربي) | الاسم المعروض بالعربية، يُدخل عند إضافة تصنيف |
| اسم التصنيف (إنجليزي) | اسم اختياري بالإنجليزية، يظهر عندما تكون لغة الواجهة إنجليزية |
| إيموجي التصنيف | رمز الإيموجي المعروض على تبويب/شارة التصنيف |
| المعالجة التلقائية | يختار أي تطبيق مثبّت يعالج الطلبات الجديدة في التصنيف آلياً (الأوردرات / العقارات / تذاكر الدعم) أو «يدوي» = بدون. لا يظهر إلا عند وجود تطبيق واحد مؤهّل على الأقل |
إدارة المراحل
من زر المراحل تفتح نافذة لإدارة مراحل التصنيف: إضافة وتعديل وحذف. (عند حذف مرحلة تُنقل طلباتها إلى مرحلة احتياطية.)
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| لون المرحلة | لون تبويب المرحلة ونقطتها |
| اسم المرحلة (عربي) | اسم المرحلة بالعربية |
| اسم المرحلة (إنجليزي) | اسم اختياري بالإنجليزية |
| الحالة المرجعية | تربط المرحلة بحالة عامة: open / in_progress / done / cancelled؛ وعند تغييرها يُعيد النظام مزامنة حالة الطلب وتاريخ إغلاقه |
| مرحلة إغلاق | تعيّن المرحلة كمرحلة إغلاق؛ دخولها يضبط تاريخ الإغلاق ويُخفي زر التحويل إلى أوردر |
| يُشعر العميل | يُرسل للعميل تحديثاً عبر واتساب عند دخول الطلب هذه المرحلة |
وداخل النافذة نفسها توجد مجموعة أتمتة مصغّرة لكل مرحلة (انظر القسم التالي).
أتمتة المرحلة
لكل مرحلة إعدادات أتمتة تعمل عند دخول الطلب إليها. توجد مجموعة مختصرة داخل نافذة المراحل، ومجموعة أوسع في صفحة إعدادات الطلبات المستقلة.
| الحقل | الوصف | أين يظهر |
|---|---|---|
| الإسناد عند دخول المرحلة | وضع الإسناد التلقائي: بدون / يدوي / الأقل انشغالاً / بالتناوب / موظف محدّد (وإضافةً «قسم» في صفحة الإعدادات) | الاثنان |
| موظف محدّد | يظهر عند اختيار «موظف محدّد» لتحديد الموظف المُسنَد إليه | الاثنان |
| قسم | يظهر عند اختيار «قسم» — الإسناد للأقل انشغالاً داخل القسم | الإعدادات فقط |
| فقط إن لم يكن مُسنَداً | يقصر الإسناد التلقائي على الطلبات غير المُسنَدة أصلاً | الإعدادات فقط |
| إشعار الموظف | يُشعر الموظف الذي أُسند إليه الطلب تلقائياً | الإعدادات فقط |
| أرسل قالباً عند دخول المرحلة | يفعّل إرسال قالب واتساب للعميل عند دخول المرحلة | الاثنان |
| قالب الإشعار | يختار القالب المعتمَد المُرسَل؛ يُفضَّل قالب Utility ليصل خارج نافذة الـ24 ساعة | الاثنان |
| مرة واحدة فقط لكل طلب | يُرسل القالب مرة واحدة كحدّ أقصى لكل طلب | الإعدادات فقط |
| يعمل فقط إذا الأولوية ≥ (شرط ذكي) | لا تعمل الأتمتة إلا إذا كانت أولوية الطلب ≥ المستوى المختار (أي / medium / high / urgent) |
الاثنان |
| مهلة المرحلة (SLA) دقائق | عدد الدقائق المسموح بها في المرحلة؛ عند تجاوزها تظهر شارة ⏱ SLA على الصف | الاثنان |
صفحة إعدادات الطلبات
من رابط الرأس ⚙️ إعدادات الطلبات تفتح صفحة مستقلة على /requests/settings تعرض مراحل كل تصنيف كبطاقات، وبها ضوابط الأتمتة الأوسع الموضّحة أعلاه: وضع الإسناد بما فيه «قسم»، و«فقط إن لم يكن مُسنَداً»، و«إشعار الموظف»، وقالب الإشعار مع «مرة واحدة لكل طلب»، والشرط الذكي للأولوية الدنيا، ومهلة الـ SLA.
تحويل الطلب إلى أوردر
يظهر إجراء تحويل إلى أوردر على الصف عند توافر هذه الشروط مجتمعةً:
- تطبيق الأوردرات مثبّت،
- للطلب تصنيف،
- لا توجد أوردرات مرتبطة به،
- ومرحلته الحالية ليست مرحلة إغلاق.
الحالة المرجعية والإغلاق
كل مرحلة مربوطة بـحالة مرجعية عامة (open / in_progress / done / cancelled). يحافظ النظام على مزامنة حالة الطلب وتاريخ إغلاقه مع هذه الحالة؛ ودخول مرحلة إغلاق يضبط تاريخ الإغلاق ويُخفي زر التحويل إلى أوردر.
نصائح سريعة
- استخدم التصنيفات لفصل أنواع الطلبات، والمراحل لتتبّع تقدّمها.
- فعّل مهلة SLA على المراحل الحسّاسة لرصد المتأخر عبر شارة ⏱ SLA.
- اضبط الأتمتة الأوسع من صفحة الإعدادات: توزيع تلقائي، إشعار الموظف، وقالب لمرة واحدة.
- اجعل قالب إشعار العميل من نوع Utility ليصل خارج نافذة الـ24 ساعة.